Druk, druk, druk. Effectieve strategieën om je persoonlijke bezettingsgraad zichtbaar te maken.

(bron foto: dreamstime.com – Michael Brown)

 

Darwin zei het al “Het is niet de sterkste van een soort die overleeft, ook niet de intelligentste. Wel degene die zich het beste aan veranderingen kan aanpassen.”

Burn-out, stress, werkdruk, overbelasting, mentaal verzuim, afhaken, ziek van het werk, oververmoeidheid, work-live-balance zijn de woorden van deze tijd waar individuen, werknemers, belangengroepen, werkgevers, overheden e.a. druk mee in de weer zijn om met aangepaste maatregelen en oplossingen te komen. Tot dan is het een beetje behelpen en blijken zich organisch enkele interessante nieuwe strategieën te ontwikkelen. Zo blijkt “het druk hebben” een nieuwe hype te zijn of, om bij Darwin te blijven, misschien wel een nieuwe overlevingsstrategie waarbij zich ook nieuwe vaardigheden ontwikkelen. Werknemers die deze nieuwe skill set beheersen hebben daarmee een streepje voor op de anderen. Immers op een goede, sociaal geaccepteerde manier, zonder hierop aangesproken te worden kunnen aangeven dat een bepaalde deadline niet gehaald werd, is zondermeer een uitstekende troef.

  • Stap 1: krijg het zelf onder de knie

“Het was voor mij niet echt duidelijk wat er eigenlijk van mij verwacht werd”, “dat had ik zo niet begrepen”, “ik dacht dat er wat anders van mij verlangd werd”, “ik ben het daar eigenlijk niet mee eens”, “Ik was niet geïnformeerd”, “deze info is niet tot bij mij geraakt”, “dit is het eerste dat ik hiervan hoor”, … blijken effectieve manieren om op het vervallen van de deadline aan te geven dat je extra tijd nodig hebt.

Ook het op een goede manier kunnen aangeven dat er van jou niet veel kan verwacht worden past in dit rijtje thuis. “Er zijn nog 36 wachtenden voor jou”, “Jouw puntje wordt het 101 op mijn lijstje van to-do’s”.

Of in de plaats van aan te geven wat wel kan, krijg je een uitgebreide opsomming van de agenda en wat er allemaal nog dient te gebeuren. Mocht je het nog niet volledig begrepen hebben wordt dit aangevuld met het tijdsbestek en (mogelijke) onderliggende taken en opdrachten. Alles wordt letterlijk uit de kast gehaald om maar aan te tonen dat er voor jou geen tijd is. Ironisch genoeg is dáár blijkbaar wel tijd voor.

  • Stap 2: pas het toe op anderen

Eens deze vaardigheden onder de knie kan je ze ook gebruiken om anderen te overtuigen om voor jou bepaalde taken wel tijdig uit te voeren. Hierbij is het van het uiterste belang om de hoogdringendheid te benadrukken en bij voorkeur naar anderen te verwijzen. Het hoeft niet te verbazen dat de klant of de baas hierbij het meest gebruikt worden.

“De klant heeft dit vandaag nog nodig”, ik dien dit vandaag nog door te sturen”, “de klant/baas heeft dit vandaag nog absoluut nodig”, “dit dient absoluut nu te gebeuren”, “ik dien dit nu te rapporteren”, … Als overtreffende trap wordt soms ook het verleden gebruikt. “De klant moest dit gisteren al aangekregen hebben”, “dit is al de 3de keer dat de klant hierachter vraagt”, …

En dan merk je dat ook jij voor iemand dringende zaken hebt moeten afwerken die plotseling niet meer zo dringend blijken te zijn en gerust nog enkele weken bij die andere in het postvakje ‘te behandelen’ blijven liggen.

  • Stap 3: bouw je imago op

Druk telefonerend op een geplande vergadering toekomen of nog even een minuutje te vragen om dan gedurende 5 a 10 minuten een minuutje bezig te zijn terwijl de anderen op jou wachten, zijn effectieve strategieën om je persoonlijke bezettingsgraad zichtbaar te maken of zelf toch nog even de illusie te hebben dat je nog enkele zaken hebt kunnen afronden.

  • Stap 4: toch maar niet?

Misschien kan dit, in de race naar wie het het drukste heeft en het meest van anderen gedaan krijgt, ook weer helemaal anders. Hebben we het niet allemaal druk? Als we daar al oog en begrip voor kunnen opbrengen, kunnen we er dan samen iets op vinden? Zouden we dan niet meer gedaan krijgen?

Darwin zei het al: “In de lange geschiedenis van de mensheid (en ook het dierenrijk) hebben diegene die geleerd om samen te werken en te improviseren, het meest succes gehad.”

Misschien iets om over na te denken. Als daar tijd voor is natuurlijk.

Advertenties

En toen was er weer … het zomeruur

Zoals we met zijn allen gemerkt hebben, werd er in de nacht van 25 maart een uurtje minder geslapen. Intussen zijn we het nieuwe uur alweer gewoon, en kunnen we er weer wat helderder over nadenken.  Tegenstanders van het zomeruur houden uitgebreide pleidooien waarom we hier dringend mee moeten stoppen. Hiervoor gebruiken ze zeer uiteenlopende argumenten:

  • de beoogde energiebesparing heeft in werkelijkheid nauwelijks effect
  • dieren hebben er last van
  • onze biologische klok raakt verstoord
  • er gebeuren meer ongevallen omdat we vermoeider zijn,…

Sommige van deze argumenten zijn  meetbaar. We kunnen bijvoorbeeld het energieverbruik monitoren en kijken of er minder energie wordt gebruikt dan de dag voordien of net niet en daarbij rekening houden met de weersomstandigheden.

Dat dieren er last van hebben vind ik ook nog te begrijpen. Honden gaan niet op de klok kijken om te zien wanneer ze moeten eten, koeien wanneer ze moeten gemolken worden of hanen wanneer ze moeten beginnen kraaien. Maar het zijn voor de goede orde niet zozeer de dieren die last hebben van het zomeruur maar eerder de mensen die de dieren lastig vinden.

Afbeeldingsresultaat voor haan klok

Dan is er de biologische klok die ontregeld raakt. Ongetwijfeld zijn er in ons lichaam cyclische processen die gestuurd door een aantal factoren (licht, activiteitsgraad, …) maar tot nader order is er in ons lichaam geen mechanisme gevonden dat processen regelt op een 24 uur-schaal los van externe factoren. De klok verzetten is eigenlijk net of we met zijn allen afspreken dat we voortaan een uur vroeger opstaan en een uur vroeger gaan slapen. Daar hoef je op zich helemaal geen lichamelijke hinder van te ondervinden.

Tenslotte zijn er die argumenten waar, bij meetbaar cijfermateriaal, een mogelijke oorzaak als conclusie wordt gegeven. ‘Er gebeuren meer ongevallen omdat we vermoeider zijn’. Dergelijke uitspraken die misschien de status van te onderzoeken hypothese verdienen, worden als feit in de pers weergeven. Maar is dat wel zo? Cijfermateriaal bevestigt dat er inderdaad meer ongevallen gebeuren in de week na de omschakeling. Maar behalve misschien vermoeidheid is het ook donkerder, staat de zon lager tijdens de ochtendspits waardoor je makkelijker verblind kan worden en zo kan ik nog wel een paar dingen bedenken die mogelijk bijdragen aan de ongevallen. Een studie van KUL spreekt over ‘wellicht door vermoeidheid’ maar deze nuance haalt de kranten natuurlijk niet. Is er bij de omschakeling naar het winteruur dan ook een tegengesteld effect en gebeuren er dan minder ongevallen?

Los van het zomeruur (ik ben voor noch tegenstander) is het de methodiek van het koppelen van feiten aan vermoedens en deze dan als bewijs verpakken om de eigen stelling te ondersteunen waar ik helemaal gek van word. We zien het ook bij verkiezingen. De kiezer heeft gekozen voor partij X met lijstrekker Y omdat Z. Daarbij zijn X en Y meetbaar immers het resultaat van de verkiezingen maar Z is pure speculatie. Op mijn stembiljet staat er in elk geval geen vakje voor de motivering van mijn keuze.
De kiezer heeft links afgestraft omdat ze zich niet meer kunnen vinden in de linkse idealen‘ is een even loze uitspraak als ‘De kiezer heeft gekozen voor die (voormalige) dikke grappige mijnheer die ze zo vaak op TV hebben gezien‘. Door de veronderstelde oorzaak te verpakken als feit wordt de daaropvolgende besluitvorming gemanipuleerd. De enige manier om weerwerk te bieden als een veronderstelde oorzaak verpakt wordt als feit, is deze conclusie in vraag te stellen. ‘Is dat zo?‘ De daaropvolgende blikken van ongeloof dat je dat niet inziet moet je er maar bij nemen. Volgende belangrijke vraag om te stellen is of er nog andere factoren zijn die een gelijkaardig effect kunnen hebben.

Laat nu in de bedrijfswereld er ook wel eens een enquete gebeuren onder de medewerkers of een cijferkundige analyse van bijvoorbeeld (bijna) ongevallencijfers die bepaalde trends duidelijk maken. Hoe groot is de verleiding om de oorzaak van de cijfers te gaan verklaren. Cijfers zonder conclusie zijn immers alleen maar cijfers. Als je oorzaken wil, zal je hier onderzoek naar moeten doen.
Je moet daarbij vooral proberen te bewijzen dat je geen gelijk hebt. Als dit (nog) niet lukt gaan we ervan uit dat onze verklaring (voorlopig) de beste verklaring is.

Tijdrovend? Inderdaad. Duur? Mogelijk. Maar wie het niet doet riskeert het om zijn beleid te bouwen op veronderstellingen, halve waarheden en hele leugens. Zoiets als argumenteren op een bepaalde manier pro en contra het zomeruur, dus.

“Jaarverslag? Dat ligt hier in de schuif.”

Jarenlang was het de vaste joke. Tijdens opleidingen, tijdens audits.

–        “Wat doet de FOD eigenlijk met al die jaarverslagen die wij hen opsturen?”
–        “Tja, eigenlijk doen ze daar niet echt iets mee, dat ligt daar in een schuif, stof te vergaren.”

Wel, dat is nu voorbij.

Echt.

Je mag nu namelijk het jaarverslag in je eigen schuif bewaren.

De FOD toont daarmee dat ze helemaal mee zijn in de trend om klanten zelf het werk te laten doen. Denk maar aan de banken, waar je nu je eigen betalingen uitvoert, of de zorgsector waar je nu je eigen persoonlijke assistentiebudget mag beheren.

Je moet het wel nog opmaken, dat jaarverslag. Volgens exact hetzelfde formulier, met nog helemaal dezelfde inhoud. Alleen… je hoeft het niet meer op te sturen, je moet het gewoon “ter beschikking houden van de arbeidsinspectie”.

Zoals alle wijzigingen in het voorbije jaar aan de Codex (inclusief de volledige herwerking van de Codex zelf, die ook al op kousenvoeten gebeurde), voelde ook nu de FOD zich niet echt geroepen om er duidelijk over te communiceren. Twee weken na de goedkeuring van het KB (7/2/2018), en niets in de news feed van de FOD te bespeuren. Een summiere vermelding in de handleiding voor de jaarverslagen, daar moeten we het mee doen (voor wie het niet gelooft: via deze link toegankelijk, lees er niet overheen, het staat al in de allereerste paragraaf). 

Nochtans moet dit toch wel heel wat archiefruimte bij hen vrijmaken. Of toch minstens serverruimte. Of beide. Al die jaarverslagen die niet meer bij de FOD in de schuif liggen, maar bij de preventieadviseurs zelf.

Althans, vanaf volgend jaar. Als iedereen het echt gaat weten.

Ik ben eigenlijk benieuwd hoeveel jaarverslagen ze dit jaar nog gaan ontvangen. En of ze die dan allemaal netjes gaan terugsturen met de vraag om die in de eigen schuif te bewaren?

Zullen we een gokje wagen? Ik denk dat er toch minstens 5.000 ondernemingen de FOD nog een jaarverslag gaan sturen.

Wie biedt meer?

Happy birthday, Preventiekronkels !!!

Gezocht: enthousiast rolmodel

Op zaterdagochtend ben ik chauffeur. Dochter naar de ropeskipping training brengen. En dan luister ik wel eens naar VRT Radio 1, zoals enkele zaterdagen geleden. Rihab Hajjaji, voorzitter van PEP! vertelde over de gemiste kansen voor jongeren uit kansengroepen. Met PEP! tracht ze deze jongeren op de juiste plaats in het onderwijs te krijgen. Een betere toekomst voor iedereen is het ultieme doel. Aan haar enthousiasme zal het niet liggen.

Vol overtuiging uitleggen wat, hoe en vooral waarom je iets doet, triggerde me. Vandaar dat ik meer wilde weten over PEP! en hun website eens checkte.

Zo las ik o.a. dat het een van hun doelen is om de complexe structuur van het onderwijs simpel uit te leggen, op een laagdrempelige en relevante manier.

Dat is ook onze opdracht als preventieadviseur. Duidelijke regels stellen en uitleggen waarom die er zijn. Verplichte veiligheidsinstructies afficheren werkt al lang niet meer. Er moet een connectie zijn met de collega’s en die kan er maar zijn als je dezelfde taal spreekt. ‘Letselvrij thuis komen’ is een duidelijke boodschap, voor elke logistieke medewerker, op elk niveau.

Het waarom centraal stellen is essentieel. Het is ook belangrijk om te luisteren naar de argumenten van de andere, als de manier waarop afwijkt (lees: onveilig gebeurt). Veiligheid stopt ook niet om 17u00 aan de bedrijfspoort. Veiligheidsgedrag zou evident moeten zijn want het belangt ons allemaal aan. Het doet me denken aan een blogpost van Juni Daalmans over sociale veiligheid als voorwaarde tot veilig gedrag.

Er is ook nog zoiets als woon-werkverkeer. En hoe vaak wordt er geen afscheid genomen na een gezellig samenzijn onder vrienden met “Kom wel thuis”. Een duurzaam verschil wordt gemaakt door het gedrag van u en ik.

‘Letselvrij thuiskomen’ is meer dan een boodschap, het is een doel op zich, om meer mensen letselvrij thuis te laten komen. Een duurzame ontwikkelingsdoelstelling. Want we vergeten (helaas) maar al te vaak de kosten voor bedrijf én maatschappij die bij een arbeidsongeval komen kijken. Om nog maar niet te spreken over de morele schade.

Rihab Hajjaji sprak ook over rolmodellen waar jongeren uit kansengroepen zich mee kunnen identificeren. Ook wij veiligheidsmensen hebben een voorbeeldfunctie, net zoals onze collega’s, leidinggevenden en de top. En daar schuilt ook het gevaar. Zonder hun correct gedrag geen draagvlak voor safety. Hoe gepassioneerd we het ook trachten te brengen.

En zaterdagochtend was het ook confronterend voor mezelf toen mijn eigen dochter zei: “Papa, laat uw telefoon liggen” toen we stil stonden voor de rode verkeerslichten, op de terugweg van de ropeskipping training. De BIVV (nu VIAS) sensibiliseringscampagnes waren blijkbaar bij mij nog niet doorgedrongen. Een duidelijke taal (van mijn dochter) die ik begreep was voldoende. Lesje geleerd!

En mocht ik het ‘vergeten’, dan is er nog de VSV-campagne. Beloofd !

TCoW, Total Cost of Welbeing (c)

euromillions

TCO, IRR, ROI. Er begint iets wakker te worden in welzijnsland. We beginnen langzaamaan de focus op de centen te leggen ipv op theoretische veiligheid. Maar er is nog veel werk aan de winkel, nog veel onduidelijkheid ook.

Ik werd de laatste tijd gecontacteerd om mee te werken aan “ROI”, of nee “IRR”, of eigenlijk “TCO”. En natuurlijk “verzuimkost”. Veel klepels, en al evenveel klokken. Boeiend is het zeker. En blij ben ik er zeker mee. Het is een speeltuin met voor ieder wat wils. Zeker met het budgetteringsseizoen dat in aantocht is.

Veel grotere bedrijven beginnen zich eind augustus – begin september op te maken voor het nieuwe budget, ronde 1. Templates en cijfers van de voorbije jaren worden rondgestuurd. Met de vraag om tegen oktober een eerste stap te zetten. Finaliseren van die budgetten is meestal niet voor nieuwjaar, maar ergens in de eerste maanden van het nieuwe jaar. Stressen hoeft dus niet.

Laat je als preventieadviseur ook niet in ’t zak zetten. Aangezien we advies geven, zijn de meeste kosten niet voor ons departement. We hebben misschien heel veel directe kosten te beheren, zoals onze externe dienst, ons personeel van de afdeling, onze arbeidsongevallenverzekering, de PBM’s, … Maar we hebben evenzeer veel kosten niet te beheren.

Advies geven hoort evenwel steeds bij onze job. Dus nee, de kosten voor die ergonomische bureaustoel op een andere afdeling, de kosten voor een nieuwe airco-installatie in het kader van een hitteplan, … behoren niet tot ons budget. Dat schermen we beter af. Maar we geven wel advies. Zo passeerde er onlangs een bedrijf bij me dat dergelijk meubilair direct in kosten neemt, terwijl kapitaliseren beter is voor ons imago. Voor velen is “veiligheidsadvies” nog steeds gelijk aan “kostenplaats pur sang”.

Onze TCO (total cost of ownership) moet je dus goed definiëren. Wat wel en wat niet. Technische ingrepen, installaties, meubilair… op andere afdelingen, zitten er voor mijn part niet in.

De IRR (internal rate of return) van die bureaustoel is natuurlijk weer iets anders. Wat is de interne opbrengst van een geïnvesteerd bedrag in een bureaustoel? Stijgt het rendement van de werknemer, en daalt het ziekteverlof? Concreet aantonen zal moeilijk zijn, en vaak zal je je moeten baseren op algemene cijfers uit de literatuur. Maar zeker het proberen waard.

Bij “verzuimkost” ligt dat niet anders. “De literatuur” en de grote spelers in het veld gaan uit van je directe loonkosten gedurende de periode van gewaarborgd loon en vermenigvuldigen dat met 2.5 of 3. Een beetje in het ijle, maar “de literatuur” is het er over eens. Wie ben ik om dat in vraag te stellen? Ziekte brengt dossierkosten met zich mee, en overhead voor HR, vervanging, overuren voor collega’s… Maar evengoed een besparing als er geen vervanging of betaalde overuren zijn… Dan valt het “tussen de plooien”. Tweeënhalf à drie dus, forfaitair.

En dan het magische toverjargon “ROI”. Finaal aantonen dat de preventieadviseur, zijn afdeling en de kosten voor externe dienst, medisch toezicht, verzekeraar, … “hun geld opbrengen”. Dat valt nog mee. Het is de makkelijkste parameter. Ga op jacht naar je drie-vier grootste kostenplaatsen en snoei recurrent bij die kostenplaatsen. Snoei hoog genoeg om je eigen loon en dat van je medewerkers waard te zijn. Want daar wil je natuurlijk niet snoeien. Ga kijken bij je arbeidsongevallenverzekeraar, bij je PBM-leverancier, bij je arbeidsgeneesheer (moeten die onderzoeken echt, of is er een way out zonder wetgeving of preventie met de voeten te treden?), dure abonnementen die niet gebruikt worden, …

En als het allemaal niet direct aantoonbaar is… schuif de verantwoordelijkheid door naar de CFO of een ander directielid. Met wat geluk kom je daar nog een paar jaar mee weg. Daarna zal je wel degelijk met een sluitend verhaal over TCoW, oftwel “total cost of welbeing” moeten komen. Anders ben je zelf voor je het weet “obsolete” geworden…

Zomerse Kronkels (8) – Appelgroenzeeblauwe verkeerslesjes

Onder het motto #ZomerseKronkels kiezen in juli en augustus 2017 diverse vaste en gastbloggers een stukje van elkaar, en voorzien het van bijkomend, actueel commentaar. Dit zijn alweer de laatste #ZomerseKronkels in de reeks.

Het blauw van de zee bezorgd mij altijd een opgewekte stemming. Het vakantiegevoel als het ware.

De Adriatische zee en het fijne gezelschap dit jaar zal dat gevoel nog versterkt hebben. Polen, Algerije had ook gekund, of ligt daar geen water? Of … Dendermonde want die stad kleurt nu ook blauw. Een blauw reflecterend fietspad. Een verkeerslesje meegebracht vanop vakantie.

Je kan er alvast niet naast kijken, want het lichtgevende fietspad heeft ook overdag een opvallende kleur: appelgroenzeeblauw. Als we de naam van de kleur moeten geloven is een appel blauw en de zee groen. Dat is compleet onjuist en brengt mensen in verwarring (want welke appel is nu blauw?)

Vergis je niet, blauw dus. Voor meer veiligheid op de weg. Samen met mijn gele, reflecterende veiligheidshesjeIk ben alvast enthousiast. Op en naast de weg. En in gedachten alweer op reis. Met de fiets aan de oevers van de Schelde (help, ik ben aan het dagdromen).

Intussen zijn de scholen opnieuw gestart. Samen met de bijhorende dagelijkse ratrace om iedereen op tijd op de juiste plaats te krijgen. Met de fiets graag want fietsen is fun! Op deze manier duurt de vakantie voor de fietsende jongeren toch nog een beetje langer.

Geciteerde stuk “Verkeerslesjes” (van Arminius, oorspronkelijk gepubliceerd in januari 2017).

Veel (her)leesplezier.