Maak jezelf misbaar!

systemen

Recent stuurde ik mail uit naar oud-PVI-cursisten voor de promotie van onze nieuwe opleiding voor preventieadviseurs. Naast heel wat interesse in de opleiding waren er natuurlijk wat onbestelbare mails  en een hele rits automatische antwoorden.

Toevallig was ik die dag ook bezig met het uitwerken van het onderdeel ‘effectieve systemen opzetten’ van de opleiding. Het is een essentiële competentie voor preventieadviseurs. Het begint met het afstemmen van je systemen op de bestaande organisatiecultuur en het eindigt met gedeeld eigenaarschap in de organisatie, zodat jij niet altijd de motor moet zijn om de zaken in gang te houden.

Ondertussen liepen de automatische antwoorden binnen. In sommige werd ik geïnformeerd dat deze persoon niet meer werkzaam is in de organisatie, gaande van zakelijk (“beste, ik kies vanaf 1 februari voor een nieuwe uitdaging”) tot kort en krachtig (“Met pensioen.” Let vooral op de duidelijke punt).

Maar het interessantste vond ik toch wel de out-of-office berichten. Je kan er heel wat uit afleiden. In de eerste plaats natuurlijk dat je mail niet nu, maar misschien wel later gelezen kan worden.  Maar ook nog twee andere zaken.

Het eerste gaat over de organisatiecultuur. Bijna elke organisatie wenst zijn klanten en partners vriendelijk te woord te staan. Laten weten dat je hun mail vandaag niet kan lezen, blijkt daar een onderdeel van te zijn. Maar vanaf welke afwezigheid moet dat? Enkele dagen? Eén dag? Dit zat er letterlijk tussen: “Beste, ik ben niet bereikbaar op woensdagmiddag. Morgenvroeg lees ik je mail”. Euhm … ok, bedankt voor de informatie. Ik had nu niet meteen verwacht dat je mijn mail binnen de tien minuten ging lezen. Ik begrijp wel dat je ook wat ander werk te doen hebt.

In welke cultuur werk je als preventieadviseur als je voor enkele uren moet laten weten dat je even niet je mails kan lezen, maar dat je het meteen morgenvroeg als eerste opneemt? Mogen we niet verwachten dat preventieadviseurs af en toe ook ander werk hebben dan hun mails beantwoorden? Dat hij of zij af en toe ook in een vergadering moet zijn. Of op de vloer zelf.

Maar misschien ligt het niet aan de cultuur – maar wel aan de persoon zelf. Wil overal in betrokken zijn. Wil tonen dat hij echt wel veel werk heeft. Wil tonen dat hij je niet vergeet. En wil misschien ook wel vragen om voorlopig nog niets te doen – wacht tot ik morgenvroeg je mail lees.

Moeten we dat ook niet durven, als preventieadviseur? Soms de systemen gewoon laten lopen, zonder ons. De controle los laten. Onszelf misbaar durven maken. Zou dat niet de ultieme utopie zijn: dat we zo’n goede systemen hebben opgezet dat iedereen in de organisatie ze kan gebruiken en wij eigenlijk zelf bijna niet meer nodig zijn?

Oja: er zijn nog plaatsen voor de opleiding. Ze duurt zes dagen. Vergeet vooral geen out-of-office bericht in te stellen als je je hebt ingeschreven.

Advertenties

2 thoughts on “Maak jezelf misbaar!

  1. Ga volledig akkoord dat de preventieadviseur uiteindelijk een overbodige functie moet worden, of tenminste met een regelmatige shift in functiebeschrijving. Ik mis trouwens seminaries die de discussie hieromtrent aanwakkeren.

    Like

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s